Konsep Manajemen Bidang IT

Konsep Manajemen di Bidang IT

 Prinsip Umum Manajemen Proyek

 

 George R. Terry telah merumuskan fungsi fungsi tersebut sebagai POAC

(Planning, Organizing, Actuating dan Controlling).

 •Planning

(Perencanaan)

 •Organizing

(Pengorganisasian)

•Actuating

(Penggerakan)

  •Controling

(Pengendalian)

 

  

A. Planning (Perencanaan)

 

Planning

adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna

mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan

yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi

tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan).

Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang

tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab

masing-masing.

Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

 

•Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang

tersedia.

 

•Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya

yang tersedia.

 

 •Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang

kongkrit.

 

•Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan

dan sasaran.

 

B. Organizing (Pengorganisasian)

Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang

dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah

organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional

yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

•

menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.

•

membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.

•

mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam

kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional

yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

 

•koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),

 

•koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan

 

     •koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando). 

 

Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :

 

•Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material

Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.

 

 •Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan

   Quantity Engineer

  atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat  

  hirarkis.

 

Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :

 

 

•Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan

Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.

 

•Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality

Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

 

Koordinasi diagonal :

 

Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi

horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja

Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer

merupakan koordinasi vertikal.

 

 

C. Actuating (Penggerakan)

 

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan

orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan

yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan

kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan;

mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota

kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi

dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan

sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan

“actuating” yang

dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:

 

•Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa

keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.

 

•Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan

  mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya,

   hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.

 

  •Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan

    dilaksanakan oleh pegawainya.

  

 

• Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.

    •Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan 

     kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari

    pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.

 

  •Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat 

    memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan 

    pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam 

    pengambilan sesuatu keputusan.

 

  •Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan 

    argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang 

   diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka 

   pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih 

   pembenaran atas keputusannya.

 

 •Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang 

   lain atau orang lain menjadi naik emosinya.

 

•Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya

  sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.

 

•Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja 

 pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh

 mematikan kreativitas pegawai.

 

D. Controlling (Pengendalian)

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaanyang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan olehkonsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi. Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor. Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

 

•Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif

 

•Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia,

  uang , peralatan, bahan)

 

•Prosedur dan cara kerjanya

 

•Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses

  pencapaian sasaran. Controlling harus bersifat obyektif

  dan harus dapat menemukan fakta- fakta tentang

 pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor

 yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya

 adalah memperbandingkan antara rencana dan

 pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.

 

PROYEK :

KEGIATAN tertentu

(oleh manusia – ada waktunya – tempat & metode/cara –alat & bahan)

1. JELAS WAKTUNYA
2. TIDAK RUTIN
3. ADA ALASAN YANG JELAS

Tujuan Mata kuliah ini untuk Siswa Prakerin :

• Membantu menyusun proyek pada Prakerin PKL.
• Menciptakan inovasi di sekolah.
• Dapat memanage proyek/perusahaan.
• Mampu mengimplemementasikan.
• Mengembangkan lembaga yang dipimpin.
• Taknis memilih proyek yg layak dijalankan.
• Memotivasi karyawan.

 yang diharapkan dari mata kuliah ini :

 

• Ingin tahu macam-macam proyek dan perbedaannya
• Pining tahu time management
• Bagaimana melaksanakan proyek
• Cara membuat proyek
• Menggarap proyek
• Bagaimana menyusun anggaran proyek.
• Bagaimana memilih proyek yg baik

APA ITU PROYEK............?
KONSEPSI PROYEK

Kegiatan proyek adalah:

Suatu paket /rangkaian  kegiatan, yg dilakukan  dalam jangka waktu tertentu,  dengan alokasi sumber daya tertentu,  dan  untuk mencapai sasaran tertentu
 (yang telah digariskan dengan jelas).

CIRI PROYEK 

• Merupakan Suatu paket /rangkaian  kegiatan
• Memiliki tujuan khusus (sasaran  & kriteria yg jelas)
• Jumlah biaya sdh ditentukan (Plafond)  
• Jangka waktu pelaksanaan sdh pasti (terbatas, shg Jadwal kegiatan hrs ditentukan)
• Bersifat sementara; umumnya dibatasi oleh selesainya waktu. (titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas)
• Non rutin / tidak berulang-ulang

Kriteria Proyek

Supaya berhasil maka: 

• Menggambarkan realitas situasi pengambilan keputusan
• Kapabel untuk dilaksankan
• Fleksibel dlm menghasilkan produk yg diharapkan  
• Mudah dimplementasikan
• Cos effectiveness.

Contoh Proyek 

• Pendidikan Multikulturan di SMA
• Pengemabangan SD/SMPTerpadu (dalam satu atap=satu manajemen)
• Pendidikan Bilingual
• Pendidikan keunggulan lokal
• PGSD

JENIS PROYEK PENDIDIKAN

Dilihat dari komponen kegiatan utama proyek ada 5 macam proyek:
 
    1. Proyek konstruksi (ex: pembangunan gedung sekolah)
    2. Proyek manufaktur (untuk menghasilkan produk  baru)
    3. Proyek penelitian dan pengembangan
    4. Proyek pelayanan manajemen (hasilnya berupa  laporan akhir)
    5. Proyek kapital (untuk investasi, ex: pembebasan tanah))

Proyek dan Program

PROYEK tidak sama dengan PROGRAM
 

1. Proyek:  Paket / Rangkaian kegiatan yg merupakan bagian dari program, berlangsung dlm jangka waktu yg tlh ditentukan (terbatas)  dg  alokasi sumber daya ttt  & untuk mencapai  sasaran yg  telah  ditetapkan (indikatornya  jelas).
2. Program: Sederetan kegiatan yg akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu
3. PS: Kegiatan yg sdh dilaksanakan Bukan lagi merupakan program
4. Perbandingan  Proyek & Program  

Perbedaannya pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumber daya yang diperlukan.
 

• Program memiliki skala kegiatan yg lebih besar dari pada proyek.
• Program  (deretan kegiatannya)  dpt dipecah menjadi   proyek.
• Persamaannya:  Isi dari Program & Proyek adalah Kegiatan  yg dilakukan untuk mencapai tujuan ttt.

STRUKTUR PROYEK

PROGRAM
                     ↘     
               
                    PROYEK
                            ↓
                  
                    KEGIATAN
               = Pekerjaan yg dilakukan untuk mencapai
                      tujuan


APA ITU MANAJEMEN PROYEK..........?

KONSEP  MANAJEMEN PROYEK PENDIDIKAN

 

• Manajemen proyek Pendidikan: Mengatur Proyek di Bidang Pendidikan dengan menggunakan pendekatan manajemen (proyek Pendidikan sebagai obyek kajian manajemen).

KONSEPSI MANAJEMEN

Manajemen adalah:
    Rangkaian Kegiatan (dlm proses memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota organisasi) dlm rangka mencapai tujuan organisasi

Cara Manajemen: 

   merencanakan jenis maupun bentuk/isi kegiatan anggota , mengorganisir, menjelaskan cara melakukan kegiatan, mengkoordinir dan mengevaluasi .

Defenisi Manajemen Proyek (H. Kerzner: 1982)

Kegiatan merencanakan, menggorganisasikan, mengendalikan sumber daya lembaga untk mencapai sasaran jangka pendek yg tlh ditentukan
Manjemen proyek menggunakan pendekatan sistem dengan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horisontal

KONSEPSI MANAJEMEN PROYEK (berdasar defensi Kerzner)

 1. Kegiatan yg dikelola berjangka pendek, dg sasaran yg tlh digariskan secr
     spesifik.
 2.Menggunakan pengertian manajemen berdasar fungsi (REGARAHKORMUSI)
   
OKI
        perlu teknik & metode pengelolaan yg khusus  (terutama pada kegiatan perencanaan & pengendalian)

PROYEK dalam MANAJEMEN 

• Suatu kegiatan yg bersifat temporer utk menghasilkan suatu produk atau layanan  bersifat unik.
• Temporer, berarti tdk terus-menerus (rutin)
• Jelas tujuannya: suatu produk atau layanan

Manajemen Proyek diperlukan:
 

• Supaya target tercapai
• Ingin melakukan perubahan, dan atau pengembangan
• Memerlukan kecepatan (not business as usual)
• Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tdk dapt dilakukan melalui birokrasi organisasi yg ada.
• Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategik
• Memerlukan terobosan.

Tahapan Manajemen Proyek
 

• Tahap Identifkasi (inisiasi = tahap memilih / seleksi  proyek)
• Desain (Perencanaan, pendanaan, penganggaran)
• Implementasi/Pelaksanaan (organisasi,penjadwalan, mobilisasi sumber daya
• Evaluasi: -monitoring – pengendalian
• Audit Proyek
• Terminasi: Penutupan proyek.